Bielefelds digitale Revolution: Wie die Stadtverwaltung papierlose Akten einführen will
Anna Krause
Bielefelds digitale Revolution: Wie die Stadtverwaltung papierlose Akten einführen will
Seit 2017 vollzieht die Bielefelder Stadtverwaltung einen tiefgreifenden Wandel: Sie stellt ihre Abläufe von papierbasierten Akten auf ein digitales System um. Ziel der Umstellung ist es, Arbeitsprozesse zu optimieren und den klassischen Postverkehr durch eine zentrale Online-Plattform zu ersetzen. Bisher haben 23 Behörden und kommunale Unternehmen die Umstellung abgeschlossen; weitere sollen in den kommenden Jahren folgen.
Den Auftakt des Projekts markierte die Entscheidung der Stadt, die Lösung nscale eGov des Unternehmens Ceyoniq einzuführen, um interne Prozesse zu digitalisieren. Das Vorhaben sah vor, ein einheitliches E-Akten-System für alle Fachbereiche zu schaffen, das den Zugriff auf und den Austausch von Informationen erleichtert. Zuvor mussten Mitarbeiter Akten per E-Mail anfragen, über den internen Postweg anfordern oder sogar persönlich in Archiven einsehen.
Die ersten Fortschritte verzögerten sich jedoch 2020, als einige Abteilungen versuchten, eigene digitale Lösungen zu entwickeln. Um die Umstellung zu beschleunigen, setzte die Stadt die Einbindung spezialisierter Anwendungen vorübergehend aus und stellte stattdessen eine grundlegende Aktenstruktur bereit. Dadurch konnten motivierte Teams das System schneller nutzen.
Die neue E-Akten-Plattform ermöglicht es den Beschäftigten nun, Dokumente sicher und effizient zu verwalten. Sie lässt sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren und bietet flexible Verschlagwortung, sodass jede Einheit ihre Dateien nach eigenen Bedürfnissen organisieren kann. Digitale Akten haben die Bearbeitungszeiten bereits spürbar verkürzt und den Bedarf an physischen Unterlagen überflüssig gemacht.
Während 23 Behörden das System bereits vollständig eingeführt haben, sind weitere Ausrollungen über die Stadtverwaltung hinaus geplant. Die vollständige Umstellung soll bis Ende 2026 abgeschlossen sein.
Der Wechsel zu E-Akten hat interne Prozesse beschleunigt und effizienter gestaltet. Mitarbeiter sind nicht mehr auf papierbasierte Systeme oder manuelle Informationsanfragen angewiesen. Da weitere Fachbereiche noch folgen werden, setzt sich die digitale Transformation der Stadt in den nächsten Jahren fort.
